Bürokauffrau | Bürokaufmann | Ausbildung | Aufgaben | Ausbildungsinhalte | IHK

Voraussetzungen für die Bürokaufmann- / Bürokauffrau-Ausbildung

Die Ausbildung steht Bewerbern mit verschiedensten Bildungshintergründen offen. Obwohl es keine festen schulischen Anforderungen gibt, tendieren viele Unternehmen und Institutionen dazu, Bewerber mit Realschulabschluss oder Abitur zu bevorzugen. Ein gutes Grundwissen in bestimmten Fächern kann dabei besonders nützlich sein:

• Deutsch: Unverzichtbar für die schriftliche Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern.
• Mathematik: Grundlegend für die Bearbeitung von Abrechnungen und Finanzangelegenheiten.
• Englisch: Wichtig für den Austausch mit internationalen Geschäftspartnern.
• Wirtschaftslehre: Wichtig für Aufgaben im Finanz- und Rechnungswesen.

Für die Ausbildung zum Kaufmann oder zur Kauffrau für Büromanagement sind nicht nur schulische Qualifikationen entscheidend, sondern auch bestimmte persönliche Eigenschaften:

• Organisationstalent: Wesentlich für das korrekte Handling von Schriftverkehr und Dokumentenmanagement.
• Kommunikationsstärke: Unabdingbar für die effektive Betreuung und Beratung von Kunden.
• Sorgfalt und Genauigkeit: Notwendig für das genaue Erstellen und Pflegen von Dokumenten.
• Gutes Zahlenverständnis: Wichtig für Aufgaben im Finanzbereich, wie Rechnungserstellung und Budgetüberwachung.
• PC-Kenntnisse: Speziell in Microsoft-Office-Programmen, die eine Grundlage der Büroarbeit bilden.
• Konzentrationsfähigkeit: Wichtig, um auch in einem hektischen Umfeld fehlerfrei arbeiten zu können.
• Flexibilität: Notwendig, um sich schnell auf wechselnde Anforderungen und Aufgabenstellungen einzustellen.

Aufbau & Struktur der Ausbildung zur Bürokauffrau / zum Bürokaufmann

Wenn du mit dem Gedanken spielst, eine Ausbildung als Bürokaufmann oder Bürokauffrau zu beginnen, und wissen möchtest, wie dein Ausbildungsweg aussieht, bieten die nächsten Abschnitte einen detaillierten Überblick.

Duale Ausbildung zwischen Betrieb und Berufsschule

Die Ausbildung zum Bürokaufmann bzw. zur Bürokauffrau ist dual organisiert, was bedeutet, dass deine Ausbildungszeit zwischen folgenden Bereichen aufgeteilt wird:

• Praktische Tätigkeit im Betrieb: Hier bist du direkt in das Tagesgeschäft integriert.
• Theoretischer Unterricht in der Berufsschule: Dieser Teil liefert das notwendige theoretische Fundament für deine berufliche Tätigkeit. Diese duale Struktur bereitet dich ideal auf die vielfältigen Aufgaben im Beruf des Bürokaufmanns oder der Bürokauffrau vor. Ein zentrales Element deiner Ausbildung ist das Berichtsheft, in dem du deine täglichen Aktivitäten dokumentierst. Dieses wird regelmäßig von deinem Ausbilder überprüft. Die Standardausbildungsdauer beträgt drei Jahre, kann jedoch bei herausragenden Leistungen auf zwei oder zweieinhalb Jahre verkürzt werden.

In der Mitte des zweiten Lehrjahres steht eine schriftliche Prüfung an. Und am Ende deiner Ausbildung zum Bürokaufmann oder zur Bürokauffrau wirst du drei schriftliche und eine mündliche Prüfung absolvieren, um deine erworbenen Kompetenzen zu demonstrieren. Nach erfolgreichem Abschluss dieser Prüfungen erhältst du den staatlich anerkannten Abschluss als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement.

Sonderfälle: Ausbildungsverkürzung und -verlängerung

Die Dauer deiner Ausbildung kann variieren und zwei, drei oder bis zu dreieinhalb Jahre betragen – je nach deiner persönlichen Situation und dem gewählten Ausbildungsmodell. Bei einer Teilzeitausbildung kann sich die Ausbildungszeit auf bis zu das Eineinhalbfache der normalen Vollzeitausbildung verlängern.

Die Möglichkeit zur Anpassung der Ausbildungszeit, sei es eine Verkürzung oder Verlängerung, ist im Berufsbildungsgesetz verankert und kann unter bestimmten Voraussetzungen beantragt werden.

Ausbildungsinhalte für Bürokaufleute

In deiner Ausbildung zum Bürokaufmann oder zur Bürokauffrau erlangst du ein breites Spektrum an Kenntnissen und Fähigkeiten, die dich optimal auf die vielfältigen Herausforderungen im Büroalltag vorbereiten.

Wichtig: Der offizielle Ausbildungstitel lautet seit dem 1. August 2014 “Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement”. Diese Änderung von den vorherigen Bezeichnungen „Bürokaufmann“ und „Bürokauffrau“ zeigt die Erweiterung der erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse für die moderne Geschäftswelt.

Was lernt man also genau während der Ausbildung?

Im ersten Jahr stehen die Grundlagen im Fokus: Du wirst mit der Organisation vertraut gemacht, lernst, deine Rolle im Unternehmen zu definieren, Verantwortung zu übernehmen und das Unternehmen professionell zu vertreten. Zentrale Themen sind die Optimierung von Büroprozessen, die Organisation von Arbeitsabläufen und der effektive Einsatz von Bürotechnologien. Auch das Bearbeiten von Aufträgen, von der Kundenanfrage bis zum Abschluss, sowie die Grundlagen der Beschaffung und des Vertragsmanagements sind Teil deines Curriculums.

Im zweiten Ausbildungsjahr vertiefst du dein Wissen: Du wirst in die Feinheiten der Kundenbindung und -kommunikation eingeführt und lernst, finanzielle Prozesse zu analysieren und zu bewerten. Die Schulung in effektiver Kommunikation in verschiedenen Geschäftsszenarien sowie Einblicke in die Personalwirtschaft bereiten dich auf die Zwischenprüfung vor, die einen wichtigen Meilenstein deiner Ausbildung markiert.

Im dritten und letzten Jahr deiner Ausbildung spezialisierst du dich: Du erwirbst Kenntnisse im Finanzmanagement und in den Prozessen der Wertschöpfung. Du lernst, die Liquidität des Unternehmens zu sichern und dich auf Finanzierungsaufgaben vorzubereiten. Kompetenzen in der Veranstaltungsplanung und im Projektmanagement vervollständigen deine Ausbildung. Das erlernte Wissen wendest du in einem Abschlussprojekt an und stellst es in der Abschlussprüfung unter Beweis.

Wahlqualifikationen für Bürokaufleute in Ausbildung

Diese Ausbildung ermöglicht es dir, durch Wahlqualifikationen individuelle Schwerpunkte zu setzen. Diese speziellen Module wählst du in der zweiten Hälfte deiner Ausbildungszeit. Sie dauern jeweils fünf Monate und bieten dir die Möglichkeit, tiefere Einblicke in spezielle Bereiche zu erhalten, die für deine berufliche Laufbahn wichtig sind.

Bedenke bitte: Die Wahl deiner Qualifikationen während der Ausbildung ist nicht vollständig frei wählbar, sondern hängt von den Angeboten deines Ausbildungsbetriebs ab.

Bei der Unterzeichnung des Ausbildungsvertrags legst du gemeinsam mit deinem Betrieb fest, welche zwei Qualifikationen du verfolgen wirst. Deine Präferenzen sind willkommen, jedoch trifft letztendlich der Ausbildungsbetrieb die finale Entscheidung. Ein Wechsel dieser Qualifikationen ist normalerweise nicht möglich, außer in besonderen Ausnahmefällen mit Zustimmung aller Beteiligten, insbesondere wenn dies zur Erreichung deiner Ausbildungsziele notwendig ist.

Für besonders motivierte Auszubildende gibt es zudem die Möglichkeit, eine dritte Qualifikation hinzuzufügen und am Ende der Ausbildung prüfen zu lassen. Diese erfordert eine gesonderte Prüfungsanmeldung und muss in der zweiten Hälfte der Ausbildungszeit absolviert werden.

Wichtig zu wissen: In der Berufsschule hat die Auswahl deiner Qualifikationen keinen Einfluss – hier erhalten alle Auszubildenden dieselbe Schulung.

Für diejenigen, die über die reguläre Ausbildung hinaus weitere Qualifikationen erwerben möchten, bieten Zusatzqualifikationen wie die Ausbildung zum Europaassistenten oder Kurse im Forderungsmanagement zusätzliche Kompetenzen. Diese Qualifikationen eröffnen neue berufliche Perspektiven und ermöglichen es dir, dich in einem internationalen Umfeld zu beweisen.

Notwendige Prüfungen für den Ausbildungsabschluss

Im Rahmen der Ausbildung sind zwei Hauptprüfungen vorgesehen: Teil 1 und Teil 2 der gestreckten Abschlussprüfung. Diese Prüfungen überprüfen deine Kenntnisse und Fähigkeiten in einer Vielzahl von relevanten Bereichen, die während deiner Lehrzeit abgedeckt wurden. Teil 1 der Prüfung, oft als eine Art Zwischenprüfung angesehen, findet üblicherweise im zweiten Ausbildungsjahr statt und dient dazu, dein bisheriges Wissen zu festigen und eventuelle Lücken zu identifizieren. Der zweite Teil, der am Ende der Ausbildungszeit stattfindet, ist umfassender und überprüft dein gesamtes erlerntes Wissen und deine praktischen Fähigkeiten.

Teil 1 der Abschlussprüfung (früher Zwischenprüfung)

Der erste Teil der Abschlussprüfung, ehemals als Zwischenprüfung bekannt, ist ein wichtiger Meilenstein in deiner Ausbildung. Er findet nach 18 Monaten statt und überprüft dein bisher erlerntes Wissen sowie deine Fähigkeit, dieses praktisch anzuwenden. Die Prüfung wird von der Industrie- und Handelskammer (IHK) organisiert und durchgeführt. Im öffentlichen Dienst gibt es eine Besonderheit: Hier teilen sich die IHK und die zuständige Behörde die Verantwortung für die Durchführung der Prüfung.

Prüfungsinhalte von Teil 1 der Abschlussprüfung

In diesem ersten Prüfungsteil werden deine Kenntnisse in folgenden Bereichen getestet:

• Informationsmanagement
• Beschaffung
• rechtlichen Rahmenbedingungen

Die Aufgaben sind computergestützt und simulieren realistische Szenarien, die typisch für die Tätigkeit eines Bürokaufmanns sind.

Du wirst herausgefordert, Probleme zu lösen, die du in deinem Arbeitsalltag begegnen könntest, indem du beispielsweise:

• fiktive E-Mails verfasst,
• Dokumente bearbeitest und
• datenbasierte Entscheidungen triffst.

Tipps zur Vorbereitung auf Teil 1 der Prüfung

Nutze die vorbereiteten Dateien, die dir im Vorfeld der Prüfung zur Verfügung stehen. Diese Materialien helfen dir, die Prüfungsinhalte besser zu verstehen und dich gezielt vorzubereiten. Neben deinem Fachwissen ist auch deine Sprachbeherrschung wichtig, da mündliche und schriftliche Kommunikation in diesem Beruf eine große Rolle spielen.

Tipp: Konzentriere dich besonders auf die Lernfelder 1 bis 4, da diese den Kernbereich der Prüfung abdecken.

Prüfungsanmeldung

Dein Ausbildungsbetrieb übernimmt die Anmeldung zur Prüfung, indem er alle erforderlichen Unterlagen, einschließlich deines Berichtshefts, an die Industrie- und Handelskammer (IHK) sendet.

Was das Berichtsheft ist? Das Berichtsheft dient als detaillierter Nachweis deiner im Betrieb durchgeführten Tätigkeiten und Lernerfahrungen und ist essenziell für den Prüfungsausschuss.

Benotung und Gewichtung von Teil 1 der Abschlussprüfung

Am Prüfungstag hast du 120 Minuten Zeit, deine Fähigkeiten zu demonstrieren. Die Ergebnisse dieser Prüfung fließen mit 25 Prozent in deine Gesamtnote ein. Die Prüfungsergebnisse sind meist sechs bis acht Wochen später verfügbar, oft über ein Online-Portal der IHK abrufbar. Die Kosten für die Prüfung werden in der Regel von deinem Ausbildungsbetrieb getragen.

Teil 2 der Abschlussprüfung Büromanagement

Teil 2 der Abschlussprüfung markiert das Ende deiner Ausbildung und findet je nach Ausbildungsdauer im 24., 30. oder 36. Monat statt. Um sicherzustellen, dass alle vorgeschriebenen Fächer gemäß den festgelegten Bewertungskriterien geprüft werden, spielt neben deinen theoretischen und praktischen Kenntnissen auch dein Berichtsheft eine wichtige Rolle. Dieses wird nicht nur auf Form und Inhalt geprüft, sondern seine Inhalte können auch in der Prüfung relevant werden. Deshalb ist es entscheidend, dass du dein Berichtsheft regelmäßig und gewissenhaft führst. Die Anmeldung für die Prüfung übernimmt dein Ausbilder, der alle notwendigen Unterlagen fristgerecht bei der IHK einreichen muss. Anschließend erhältst du eine Einladung und weitere Informationen zur Prüfung.

Prüfungsinhalte von Teil 2 der Abschlussprüfung

Der zweite Teil der Prüfung deckt folgende drei Schlüsselbereiche ab:

• Kundenbeziehungsprozesse (120 Minuten): Hier handelt es sich um eine schriftliche Prüfung, in der du dein Verständnis für betriebsbezogene Aufgaben unter Beweis stellen musst.
• Wirtschafts- und Sozialkunde (150 Minuten): Auch diese Prüfung ist schriftlich und fordert dich auf, theoretisches Wissen praktisch anzuwenden.
• Eine von dir gewählte Wahlqualifikation (60 Minuten): Diese wird in einem mündlichen Teil geprüft. Du hast die Wahl zwischen der Report-Variante, bei der du zwei Berichte einreichst und einer davon für das Fachgespräch ausgewählt wird, oder der klassischen Variante, bei der dir der Prüfungsausschuss zwei Aufgaben zur Auswahl stellt.

Für die schriftlichen Prüfungen werden oft Standardsoftwareprogramme wie Microsoft Office genutzt, um computergestützte Aufgaben zu bearbeiten. Der mündliche Teil gibt dir die Möglichkeit, tiefgreifendes Wissen in deiner gewählten Qualifikation zu demonstrieren.

Egal, für welche mündliche Prüfungsvariante du dich entscheidest, im 20-minütigen Gespräch musst du umfassend dein Wissen und deine Kompetenzen präsentieren. Dabei ist es wichtig, nicht nur Problemlösungen vorzustellen, sondern auch die Gründe dafür klar zu erklären und kundenorientiert zu argumentieren.

Nach der Prüfung kannst du erst einmal durchatmen. Die Ergebnisse erhältst du üblicherweise sechs bis acht Wochen später. Denke daran, dass mit dem Bestehen der Prüfung auch deine Ausbildung endet. Wenn du eine Weiterbeschäftigung in deinem Ausbildungsbetrieb planst, solltest du frühzeitig Gespräche über einen Arbeitsvertrag führen.

Tipps zur Prüfungsvorbereitung für Teil 2

Eine effektive Vorbereitung auf Teil 2 der Abschlussprüfung im Büromanagement kann deine Erfolgschancen erheblich steigern. Hier sind einige Tipps:

• Berichtsheft pflegen: Halte dein Berichtsheft stets aktuell und vollständig; es wird geprüft und dient als Basis für Prüfungsfragen.
• Lerninhalte wiederholen: Fokussiere auf die praktische Anwendung der in den Lernfeldern behandelten Themen.
• Software-Fähigkeiten üben: Beherrsche Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme, um Prüfungsaufgaben effizient zu lösen.
• Sprachkompetenz schärfen: Verbessere Rechtschreibung und Ausdrucksfähigkeit.
• Präsentationstechniken üben: Trainiere, Lösungsansätze klar und überzeugend darzustellen und Fragen kompetent zu beantworten.
• Alte Prüfungsfragen nutzen: Arbeite mit früheren Prüfungsaufgaben, um den Fragestil und Schwierigkeitsgrad kennenzulernen.
• Mögliche Prüfungsfragen antizipieren: Erstelle Antworten auf erwartete Fragen basierend auf deinen Kenntnissen und Übungsdateien.

Benotung und Gewichtung von Teil 2 der Abschlussprüfung

Die Benotung und Gewichtung von Teil 2 der Abschlussprüfung im Büromanagement verteilt sich wie folgt:

• Kundenbeziehungsprozesse: 30 % der Gesamtnote, schriftliche Prüfung, Dauer: 120 Minuten.
• Wirtschafts- und Sozialkunde: 10 % der Gesamtnote, schriftliche Prüfung, Dauer: 150 Minuten.
• Fachaufgabe in der gewählten Wahlqualifikation: 35 % der Gesamtnote, mündliche Prüfung, inklusive Vorbereitung, Präsentation und Fachgespräch.

Diese Prüfungsteile ergänzen die 25 % aus Teil 1 der Prüfung, um die Gesamtnote zu ermitteln.

Der Ausnahmefall: Mit der Externenprüfung ohne Ausbildung zum Berufsabschluss

Die Externenprüfung bietet Personen, die umfangreiche praktische Erfahrungen im Bereich Büromanagement gesammelt haben, die Möglichkeit, einen offiziellen Berufsabschluss als Bürokaufmann bzw. Bürokauffrau zu erlangen. Um für die Externenprüfung zugelassen zu werden, muss die berufliche Tätigkeit direkt mit den Anforderungen des Berufs als Bürokaufmann oder Bürokauffrau übereinstimmen. Erforderlich ist hierfür typischerweise eine Berufspraxis, die mindestens das 1,5-fache der regulären Ausbildungszeit beträgt, also etwa 4,5 Jahre.

Für die Anmeldung zur Externenprüfung im Bereich Bürokaufmann/Bürokauffrau benötigst du folgende Dokumente:

• Ein detailliert ausgearbeiteter Lebenslauf, der deine Erfahrungen im Büromanagement genau beschreibt.
• Nachweise beruflicher Erfahrungen, z.B. Arbeitszeugnisse oder bei Selbstständigkeit ein Gewerbeschein.
• Die genaue Angabe des Berufs, für den du die Prüfung ablegen möchtest.

Stelle sicher, dass du alle erforderlichen Unterlagen fristgerecht bei der zuständigen Industrie- und Handelskammer einreichst, um deine Eignung für die Prüfung zu bestätigen.

Azubi-Gehälter für Bürokaufleute

Als angehender Bürokaufmann oder Bürokauffrau variiert die Ausbildungsvergütung je nach:

• Ausbildungsjahr: Mit jedem weiteren Lehrjahr erhöht sich in der Regel die Vergütung.
• Unternehmen: Unterschiedliche Betriebe bieten verschiedene Vergütungspakete an.
• Region: Die Höhe der Vergütung kann regional unterschiedlich sein.

Durchschnittliche monatliche Bruttogehälter sind:

• Erstes Lehrjahr: ca. 890 bis 1.010 Euro
• Zweites Lehrjahr: ca. 960 bis 1.029 Euro
• Drittes Lehrjahr: ca. 1.040 bis 1.120 Euro

Übrigens: Als Auszubildender zum Bürokaufmann oder zur Bürokauffrau stehen dir verschiedene Fördermöglichkeiten zur Verfügung, um dein Ausbildungsgehalt aufzubessern und deinen Lebensunterhalt zu finanzieren:

• Berufsausbildungsbeihilfe (BAB): Unterstützung von der Agentur für Arbeit.
• Kindergeld: Erhältlich bis zum Ende des 25. Lebensjahres, sofern du dich in Ausbildung befindest.
• Wohngeld: Abhängig von deiner finanziellen Situation.
• Bildungskredite: Kredite zu günstigen Konditionen für die Finanzierung der Ausbildung.

Nach Abschluss der Ausbildung beginnen Bürokaufleute oft mit einem durchschnittlichen Einstiegsgehalt von ca. 2.500 Euro brutto monatlich. Mit zunehmender Berufserfahrung und abhängig von Tarifvertrag, Branche und Region kann dieses Gehalt steigen. In großen Unternehmen oder Konzernen sowie in wirtschaftsstarken Bundesländern wie Baden-Württemberg oder Hessen sind höhere Gehälter üblich.

Stellenangebote: Wer bildet Bürokaufmänner / -frauen aus?

Wenn du eine Karriere im Büromanagement anstrebst, ist die Wahl des richtigen Ausbildungsbetriebs ein entscheidender Schritt. Kaufleute im Büromanagement werden in einer Vielzahl von Branchen ausgebildet, was spannende Karriereperspektiven in verschiedenen Umfeldern bietet:

• Industrie und Handel
• Öffentliche Verwaltung
• Gesundheitswesen
• Bildung und Forschung
• Kreativsektor und Start-ups

Für weitere Informationen und Tipps zur Stellensuche besuche unsere Info-Seite zu Stellenangeboten, wo wir Ratschläge für eine erfolgreiche Bewerbung geben.
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Zukunftsaussichten für Bürokaufleute

Bürokaufleute sind wegen ihrer vielseitigen Fähigkeiten auf dem Arbeitsmarkt sehr gefragt. Besonders in Großstädten, wo die Wirtschaft prosperiert und Unternehmen um Top-Talente konkurrieren, stehen die Chancen für attraktive Einstiegspositionen und Gehaltspakete gut. Ihre Fähigkeit, komplexe Informationen zu managen und effiziente Büroprozesse zu gestalten, macht sie zu unverzichtbaren Kräften in modernen Geschäftsabläufen. Der Bedarf an qualifizierten Kaufleuten für Büromanagement bleibt in unserer digitalisierten Welt weiterhin hoch, da sie die Dynamik und Effizienz in Unternehmen jeder Größe und Branche sicherstellen.

Aufstiegs- & Weiterbildungschancen als IHK-zertifizierte/-r Bürokauffrau / -mann

Um deine Karriere als Bürokaufmann oder Bürokauffrau voranzutreiben und langfristig zu sichern, hast du mehrere Optionen:

• Anpassungsweiterbildungen
• Aufstiegsfortbildungen
• Studium

Anpassungsweiterbildungen helfen dir, immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. Sie aktualisieren dein Wissen in wichtigen Bereichen wie Bürokommunikation, modernen Bürotechnologien und Projektmanagement-Tools. Diese fortlaufende Bildung ist entscheidend, um den Anforderungen eines sich ständig verändernden Arbeitsumfelds gerecht zu werden.

Aufstiegsfortbildungen wie der Fachwirt für Büro- und Projektorganisation oder der Fachkaufmann bzw. die Fachkauffrau im Personalwesen eröffnen dir den Zugang zu anspruchsvolleren Tätigkeiten und möglicherweise zu Führungspositionen.

Ein Studium bietet die Möglichkeit, sich noch tiefer zu spezialisieren und den beruflichen Horizont zu erweitern. Studiengänge wie Handelsbetriebswirtschaft, Industriebetriebswirtschaft oder Handwerksmanagement bereiten dich auf qualifizierte Management-Positionen vor und können deiner Karriere zusätzlichen Schwung verleihen.

Weiterbildungen für Quereinsteiger & Ausgelernte

Ausbildung 2.0: Die Umschulung zur Bürokauffrau / zum Bürokaufmann

Die Umschulung im Büromanagement ist eine attraktive Alternative zur traditionellen Ausbildung, insbesondere für diejenigen, die bereits im Berufsleben stehen und eine berufliche Neuorientierung suchen. Diese Umschulung ermöglicht es dir, in relativ kurzer Zeit fundierte Kenntnisse und Fähigkeiten im Bereich Büromanagement zu erwerben. Dadurch qualifizierst du dich für eine Vielzahl von administrativen und organisatorischen Aufgaben in unterschiedlichen Branchen. Es bietet die Chance, deinen beruflichen Weg neu zu gestalten und dir neue Perspektiven zu eröffnen.

Alle Infos zur Büromanagement-Umschulung